Čtvrtý díl série článků o kritériích kvality řízení organizace

Kvalita! Kvalitu chceme, máme ji rádi, zaklínáme se jí. Kvalitní služby, kvalitní práce, profesionální přístup, efektivní organizace, samá krása a pozitivní emoce.

Jaké pocity máte spojené se slovem kontrola?

Příjemné? Spíše asi ne…

V pomáhajících organizacích nejčastěji zažíváme kontrolu ze strany orgánů veřejné správy nebo donorů. A přiznejme si, že často pochybujeme o jejím smyslu, významu nebo formě, kterou je prováděna.

I v osobním životě máme často na různé situace, kdy nás někdo kontroloval, nepříjemné vzpomínky (třeba když nás rodiče kontrolovali, jestli neděláme něco v tu chvíli zapovězeného – a my jsme to právě dělali).

A také jsme často zažili sankce či tresty – někdy jen v podobě zdviženého prstu, ošklivého pohledu, někdy i v podobě zákazu nebo finančního krácení…

Proč kontrolujeme?

Proč vlastně kontrola existuje, když akt kontrolování je většinou spojený s nepříjemnými pocity, zátěží, možným zpochybněním našeho výkonu, nutností se bránit, někdy dokonce sankcí…
V prostředí organizací má kontrola co do činění se zajišťováním kvality a kvalitou se přece všichni zaklínají. Kvalitní služby!

Klíčem je kvalitní kontrola 😀

Tedy kontrola, která netrpí nefunkčností, kontrola, která udržuje nebo zvyšuje kvalitu. Pojďme se podívat na nejčastější projevy nefunkční kontroly:

  • Je prováděna pouze formálně – kontroluje se pouze dokumentace bez zkoumání skutečného stavu.
  • Probíhá v nepříjemné atmosféře.
  • Je zaměřená pouze na chyby, neobsahuje pochvaly a ocenění.
  • Neobsahuje doporučení, co změnit.
  • Nenavazuje na ni plán změn, který je následně realizovaný.
  • Kontrolovaný nerozumí jejímu smyslu a účelu.
  • Děje se v nevhodnou chvíli.
  • Není jasné, co přesně se kontroluje a proč.

A tak vlastně stačí jen začít kontrolu dělat přesně obráceně…

  • Kontrolovat skutečný stav a opírat se o konkrétní dokumenty.
  • Při kontrole udržovat příjemnou atmosféru.
  • Chválit a oceňovat v průběhu kontroly minimálně stejně často jako kritizovat.
  • Směřovat k doporučením vedoucím ke změně.
  • Po kontrole vytvořit a realizovat plán změn.
  • Vysvětlovat smysl a účel kontroly.
  • Volit vhodnou chvíli pro kontrolu.
  • Jasně definovat, co se kontroluje a proč.

Nepůjde to hned a samo, ale pokud budete tato pravidla dodržovat, uvidíte, že vztah všech v organizaci ke kontrole se pomalu může začít měnit.

Autor: Honza Kostečka

O kontrole pojednává oblast (4) KONTROLA A HODNOCENÍ KVALITY v Kritériích kvality řízení 2020, vyvinutých experty TUDYTAM.

KRITÉRIA KVALITY ŘÍZENÍ 2020 POMÁHÁME MANAŽERŮM

Přečtěte si také další ze série článků o kritériích kvality řízení organizace:

Manažerské kurzy zaměřené na kvalitu: