Kritéria kvality řízení 2020

V TUDYTAM podporujeme organizace, které dělají skvělé věci, aby byly také skvěle řízené.
Pro hodnocení manažerských procesů jsme v TUDYTAM vytvořili sadu kritérií kvality řízení.

Jedná se o sadu popisů žádoucího fungování organizace, která je založena na konceptu manažerských funkcí.*

Tento koncept definuje systém čtyř vzájemně propojených manažerských procesů, aktivit a oblastí, nutných k efektivnímu chodu organizace a dosažení jejích cílů. Jedná se o: (1) plánování, (2) organizování, (3) vedení a komunikaci, (4) kontrolu.

Naše kritéria popisují požadavky na správné fungování organizace. Kritéria jsme úspěšně používali při spolupráci s řadou organizací při hodnoceních, auditech a konzultacích.

(1) PLÁNOVÁNÍ

Zaměstnanci mohou přinášet podněty k plánům, které přímo ovlivňují jejich práci, a vědí, jak se s těmito podněty dále pracuje.
Vytvářené plány napomáhají dobrému fungování organizace.
Zaměstnanci mají k dispozici všechny plány, které potřebují pro svou práci; tyto plány jsou jim srozumitelné.
Zaměstnanci vykonávají svoji práci v souladu se stanovenými plány.
Poslání, vize a hodnoty jsou zaměstnancům dostupné a srozumitelné.
Zaměstnanci jsou v souladu s tím, kam organizace směřuje a co dělá.

Organizace sleduje, aktivně vyhledává a využívá informace, které mohou mít vliv na poskytování služby.
Využívání personálních, finančních, materiálních zdrojů a času je plánováno tak, aby byl dlouhodobě zajištěn chod služby.
Naplňování plánů je vyhodnocováno a plány jsou aktualizovány.
Služba je realizována v souladu s plány.
Realizace jednotlivých plánů umožňuje naplňování poslání a strategie.
Organizace má strategický plán, který popisuje fungování organizace jako celku pro období delší než jeden rok.
Strategický plán je schválen správní radou nebo jiným nejvyšším orgánem a je alespoň jednou ročně tímto orgánem projednáván.
Rozhodnutí jsou přijímána s ohledem na dlouhodobé cíle a vize organizace.

(2) ORGANIZOVÁNÍ

Zaměstnanci znají organizační strukturu, vědí, kdo co dělá a kdo o čem rozhoduje.
Zaměstnanci vědí, kdo jim může zadávat a kontrolovat práci.
Zaměstnanci vědí, na koho se mají obracet v různých pracovních situacích.
Zaměstnanci vědí, kdo koho zastupuje v době nepřítomnosti.
Zaměstnanci znají své náplně práce; náplně odpovídají tomu, co zaměstnanci skutečně dělají.
Zaměstnanci znají pracovní postupy, které potřebují pro svoji práci.
Zaměstnanci mají k dispozici informace potřebné pro svoji práci.
Zaměstnanci považují porady za efektivní a přiměřeně dlouhé.

Důležitá témata a problémy se řeší dostatečně rychle a důsledně.
Organizace má písemně zpracovanou organizační strukturu, která odpovídá potřebám fungování organizace.
Vedoucí mají maximálně 10 přímých podřízených.
Organizace má aktuální písemné náplně práce pro každou pracovní pozici.
Organizace aktualizuje a vytváří takové písemné pracovní postupy, které potřebuje pro své fungování.

(3) VEDENÍ ZAMĚSTNANCŮ A TÝMU

Zaměstnanci jsou vybíráni a zaškolováni tak, aby mohli kvalitně pracovat na dané pozici.
Zaměstnanci získávají individuální zpětnou vazbu od nadřízeného, jsou pravidelně hodnoceni a jsou zapojeni do plánování dalšího vzdělávání.
Zaměstnanci vnímají, že jejich iniciativa je podporována, využívána a dostatečně oceňována.
Zaměstnanci mají možnost individuálních rozhovorů se svým nadřízeným a vnímají tyto rozhovory jako podpůrné.
Zaměstnanci otevřeně komunikují o všem, co se týká práce, včetně nepříjemných a těžkých témat.
O chybách se mluví tak, aby se z nich zaměstnanci mohli poučit.
Zaměstnanci využívají externí podporu (supervize, konzultace apod.) a tato podpora jim pomáhá v jejich práci.
Zaměstnanci si navzájem poskytují dostatečnou podporu.
Zaměstnanci chodí do práce rádi, cítí se v ní dobře a baví je.

V práci vládne dobrá atmosféra.
Systém výběru a zaškolování nových zaměstnanců zaručuje, že mohou kvalitně pracovat na dané pozici.
Systém hodnocení zaměstnanců umožňuje získávat a využívat informace pro další rozvoj zaměstnanců.
Organizace má nastavený systém profesního rozvoje zaměstnanců pracujících přímo s klienty i zaměstnanců na manažerských a administrativních pozicích; nastavený systém vede k rozvoji služby a zvyšování její kvality.
Organizace má jasná pravidla pro odměňování zaměstnanců.
Vedoucí pracovníci individuálně podporují podřízené.
Vedoucí podporují týmovou spolupráci; umožňují zaměstnancům vzájemně konzultovat a řešit pracovní témata.

(4) KONTROLA A HODNOCENÍ KVALITY

Kontrola je zaměstnanci vnímána jako přirozená součást jejich práce.
Zaměstnanci jsou zapojováni do hodnocení kvality služby.
Zaměstnanci znají výstupy z kontrol a vědí, že výsledky kontroly organizace využívá pro zvyšování kvality služby.

Organizace má nastavený a v praxi využívaný systém kontroly a hodnocení jak pro oblast poskytování služby klientům, tak pro oblast materiálně technického zajištění a provozu.
Na základě výstupů z kontrol a hodnocení dochází ke změnám, je zvyšována kvalita služby nebo jsou efektivněji využívány zdroje.
Orgány nadřízené řediteli aktivně sledují a dohlížejí na fungování organizace, vč. práce ředitele.

Pokud chcete pomoct s tím, aby vaše procesy v organizaci fungovaly lépe, kontaktujte Honzu Kostečku.

Přečtěte si sérii článků o kritériích kvality řízení organizace z „pera“ Honzy Kostečky:

* Koncept byl definován Jamesem H. Donellym, Jamesem L. Gibsonem a Johnem M. Ivancevichem, kteří vycházeli konceptu Harolda Koontze a Heinze Wiehricha, který je jedním z nejklasičtějších způsobů klasifikace práce managementu v organizaci. DONELLY, James, H.; GIBSON, James, L.; IVANCEVICH, John, M. Management. Praha: Grada, 1997. ISBN 80-7169-422-3.