Neznám nikoho, kdo by byl nadšený ze svého zaměstnání kvůli tomu, jaký tam mají skvělý systém na evidenci práce. A proč bychom vůbec měli nějaké informační systémy milovat? Ty jsou přece pouhými nástroji, a ne obsahem naší práce. To platí dvojnásob v sociálních službách, kde jde především o klienty, přímou péči, kontakt, vztah. Rozhodně nejde o něco automatického, nedej bože elektronického.
AUTOMATICKÉ, ELEKTRONICKÉ
Asi je na místě říct si, o čem je řeč, když se řekne informační systém. Zjednodušeně si ho lze představit jako vzájemně provázané kartotéky např. klientů, zaměstnanců, účetní, výkonů. Provázanost zajišťuje lepší kvalitu informací (nemusí se řešit, která tabulka je aktuálnější), odpadají zbytečné procesy (informování kolegů o změně kontaktního telefonu na klienta), umožňuje komplexnější export statistických údajů. Jestli existuje jasná metodika k danému procesu v organizaci, která se nemění, může být součástí informačního systému a být alespoň částečně zautomatizována.
CESTA Z CHAOSU
Jsme ochotni přistoupit na důležitost metodik v sociálních službách, které nám říkají, jak máme co dělat. Určují standard, který chceme v organizaci mít, pomáhají hodnotit a předávat know-how. Metodiky sepisujeme i proto, že každý dělá práci trochu odlišně. Jinak zapisuje než my, občas i jinam, než bychom to zapsali my. Ve chvíli, kdy danou informaci hledáme, ji pak nemůžeme najít a jsme rádi za jakýkoliv systém, který jsme předtím nastavili. To je moment, kdy nám informační systém může pomoci. Tedy v případě, že je dobře nastavený a je provázaný s metodikami.
KDYŽ POTŘEBUJEME DATA
Kdy budeme mít informační systém o něco radši? Když v něm na nějakém místě najdeme vždy to, co hledáme. Máte zkušenost s ručním zadáváním dat do OKsystemu? Potom víte, že to trvá klidně den nebo i dva. Když to ale systém umožňuje a víme, jak na to, může to trvat jen půl hodiny. Přitom hodně dat, která se obtížně dohledávají v šanonech, nechce od nás jen stát. Jsou to často i města, kraje, případně nestátní podporovatelé. Dobrá data ale mohou posloužit i službě samotné. Například při sledování kvality, organizaci práce, plánování nebo zodpovědném rozhodování.
INFORMAČNÍ SYSTÉM – UŽITEČNÝ NÁSTROJ
Říká se, že informační systém je jenom tak dobrý, jak dobrá jsou data v něm. Pracovníci v přímé péči se práci s informačním systémem nevyhnou. Když pro ně bude delší a méně spolehlivá než ta na papíře, budou systém nenávidět, protože jim bude brát čas na „skutečnou“ práci. Když ale bude jednoduchá a uživatelsky přívětivá, nezačnou kvůli tomu systém milovat. Budou ale mít víc času na práci, která je baví a kterou dělají lépe, tedy na práci s klienty. Informační systém není něco, co bychom měli mít rádi. Je to jen nástroj! Když mu věnujeme dostatek času, spoustu nám ho pak ušetří.
Autor: Jan Rudolf
Honza se u nás věnuje konzultacím k informačním systémům. Zajímá vás více informací? Kontaktujte Honzu na e-mailu: jan@tudytam-vzdelavani.cz nebo mobilu: +420 774 667 522.
Chcete se na problém informačních systémů podívat pěkně ze všech stran? Kromě konzultace pro vás může být užitečný náš kurz. Přečtěte si více informací.